วิธีเตรียมจดหมายแนะนำ
- ส่วนหัวข้อมูลการติดต่อของคุณ:
- ชื่อ: เขียนชื่อเต็มของคุณอย่างชัดเจนที่ด้านบน นี่คือการระบุตัวตนของคุณในเชิงอาชีพ
- ที่อยู่: ระบุที่อยู่ส่งจดหมายของคุณทั้งหมด หากคุณทำงานอยู่และต้องการใช้ที่อยู่ที่แตกต่างสำหรับการหางาน ให้ใช้ที่อยู่นั้นแทน
- เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์: ให้แน่ใจว่าคุณระบุชื่อเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์เพื่อการส่งไปรษณีย์ที่ถูกต้อง
- ที่อยู่อีเมล: ใช้อีเมลที่เป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงการใช้อีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นมืออาชีพ
- หมายเลขโทรศัพท์: ระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อคุณได้ง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสียงข้อความของคุณเป็นมืออาชีพ
วันที่:
วันที่เขียนปัจจุบัน
ข้อมูลการติดต่อของผู้ว่าจ้าง:
- ชื่อผู้รับ: หากเป็นไปได้ ค้นหาชื่อของผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างหรือบุคคลที่รับผิดชอบการว่าจ้าง
- ตำแหน่ง: ระบุตำแหน่งของบุคคลที่คุณกำลังติดต่อ
- ชื่อบริษัทหรือองค์กร: ระบุชื่อเต็มของบริษัทที่คุณกำลังสมัคร
- ที่อยู่: เขียนที่อยู่ของบริษัททั้งหมด
- เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์: ให้แน่ใจว่าคุณระบุชื่อเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ที่ถูกต้อง
- การเปิดคำทักทายติดต่อผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างโดยใช้ชื่อ หากเป็นไปได้ หากคุณไม่สามารถหาชื่อได้ ให้ใช้ “เรียน ผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้าง”ตัวอย่าง:
- เรียน [คุณ/นางสาว/ดร.] [นามสกุล],
- เรียน ผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้าง,
- ย่อหน้าเปิดแนะนำตัวเองและระบุชื่อตำแหน่งที่คุณสมัคร กล่าวถึงวิธีที่คุณพบประกาศงานนั้น แสดงความตื่นเต้นว่าทำไมคุณถึงสนใจตำแหน่งนี้และบริษัทนี้อย่างสั้น ๆตัวอย่าง: ข้าพเจ้าเขียนมาเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] ที่ [ชื่อบริษัท] ตามที่ประกาศใน [เว็บไซต์ประกาศงาน/เว็บไซต์บริษัท] ด้วยพื้นฐานของข้าพเจ้าใน [สาขาที่เกี่ยวข้องหรือประสบการณ์] ข้าพเจ้ามั่นใจในความสามารถของข้าพเจ้าที่จะช่วยทีมของท่านได้
- ย่อหน้าหลักย่อหน้าแรก:เน้นคุณสมบัติและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของคุณ ใช้ตัวอย่างเฉพาะเพื่อแสดงทักษะและความสำเร็จของคุณ
ตัวอย่าง: ในตำแหน่งปัจจุบันของข้าพเจ้าที่ [ชื่อบริษัทปัจจุบัน] ข้าพเจ้าได้ดำเนินการ [บรรยายหน้าที่และความสำเร็จหลัก] ได้สำเร็จ ประสบการณ์ของข้าพเจ้าใน [พื้นที่เฉพาะ] ได้มอบทักษะที่จำเป็นในการ [ทักษะที่เกี่ยวข้องกับงานใหม่]
ย่อหน้าที่สอง:
อธิบายว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับบริษัทนี้ กล่าวถึงความรู้หรือทักษะเฉพาะที่ทำให้คุณโดดเด่น แสดงความตื่นเต้นสำหรับบทบาทและภารกิจของบริษัท
ตัวอย่าง: ข้าพเจ้ารู้สึกตื่นเต้นอย่างยิ่งเกี่ยวกับโอกาสที่ [ชื่อบริษัท] เพราะความมุ่งมั่นใน [ด้านเฉพาะของบริษัท] ข้าพเจ้าเคารพใน [โครงการหรือกิจกรรมเฉพาะของบริษัท] และข้าพเจ้าอยากมีส่วนร่วมใน [เป้าหมายที่เกี่ยวข้องของบริษัท]
ย่อหน้าที่สาม:
เน้นคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่ง กล่าวถึงทักษะ ใบรับรอง หรือประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องซึ่งไม่ได้ถูกกล่าวถึงในประวัติย่อของคุณ
ตัวอย่าง: นอกเหนือจากประสบการณ์ทางอาชีพของข้าพเจ้า ข้าพเจ้ายังถือ [ใบรับรองหรือปริญญาที่เกี่ยวข้อง] จาก [สถาบัน] ความสามารถของข้าพเจ้าในการ [ทักษะหรือประสบการณ์เฉพาะ] ทำให้ข้าพเจ้าเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งนี้อย่างยิ่ง
- ย่อหน้าปิดย้ำความสนใจในตำแหน่งนี้ กล่าวถึงว่าประวัติย่อของคุณแนบมาด้วยเพื่อรายละเอียดเพิ่มเติม ขอบคุณผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างสำหรับเวลาของพวกเขาและการพิจารณา แสดงความพร้อมที่จะพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครของคุณตัวอย่าง: ขอบคุณที่พิจารณาการสมัครของข้าพเจ้าสำหรับตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] ที่ [ชื่อบริษัท] ข้าพเจ้ารอคอยโอกาสที่จะพูดคุยว่าพื้นฐาน ทักษะ และใบรับรองของข้าพเจ้าสามารถมีส่วนร่วมกับทีมของท่านได้อย่างไร กรุณาติดต่อข้าพเจ้าที่ [หมายเลขโทรศัพท์] หรือ [ที่อยู่อีเมล] เพื่อนัดหมายสัมภาษณ์
- การปิดท้ายใช้การปิดที่เป็นมืออาชีพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ด้วยความเคารพ” เซ็นชื่อของคุณ (หากส่งสำเนาฮาร์ด) และพิมพ์ชื่อของคุณด้านล่างการปิดท้ายตัวอย่าง:
- ขอแสดงความนับถือ,
- ด้วยความเคารพ,
- การระบุเอกสารแนบระบุว่าประวัติย่อของคุณแนบมาด้วยโดยการเขียน “เอกสารแนบ: ประวัติย่อ” ใต้ลายเซ็นของคุณ
สิ่งที่ควรใส่ในจดหมายแนะนำ
การสร้างจดหมายแนะนำที่น่าสนใจสามารถทำให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่น ๆ นี่คือคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายแนะนำที่โดดเด่น:
- ติดต่อผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างโดยใช้ชื่อเพื่อสร้างความเชื่อมโยงส่วนบุคคลเหตุผล: การปรับแต่งจดหมายแนะนำของคุณแสดงให้เห็นว่าคุณได้ใช้เวลาในการค้นคว้าบริษัทและสนใจงานที่คุณสมัครจริง ๆ มันแสดงถึงความสนใจและความพยายามของคุณอย่างจริงใจวิธีการ: หากประกาศงานไม่ระบุชื่อผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้าง ลองค้นหาจากเว็บไซต์ของบริษัทหรือ LinkedIn คุณยังสามารถโทรสอบถามจากแผนกต้อนรับของบริษัทได้ด้วย การใช้ “เรียน ผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้าง” ควรเป็นทางเลือกสุดท้ายหากคุณไม่สามารถหาชื่อเฉพาะได้
- ปรับแต่งจดหมายแนะนำของคุณสำหรับแต่ละการสมัครงานเพื่อแสดงถึงความสนใจอย่างจริงใจเหตุผล: จดหมายแนะนำทั่วไปสามารถมองเห็นได้ง่ายและอาจทำให้คุณดูเหมือนไม่สนใจ การปรับแต่งจดหมายแนะนำของคุณสำหรับแต่ละงานแสดงว่าคุณกำลังพิจารณาตำแหน่งอย่างจริงจังและเข้าใจความต้องการของบริษัทวิธีการ: กล่าวถึงรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับบริษัทและงานในจดหมายของคุณ อธิบายว่าทำไมคุณถึงสนใจตำแหน่งนี้เป็นพิเศษ และทักษะและประสบการณ์ของคุณสอดคล้องกับความต้องการของงานอย่างไร
- เริ่มต้นด้วยการแนะนำที่น่าดึงดูดซึ่งดึงดูดความสนใจและเน้นย้ำความกระตือรือร้นของคุณเหตุผล: การเปิดตัวที่แข็งแกร่งสามารถดึงดูดผู้อ่านและกระตุ้นให้พวกเขาอ่านต่อไป มันกำหนดทิศทางสำหรับส่วนที่เหลือของจดหมายแนะนำของคุณวิธีการ: เริ่มต้นด้วยคำกล่าวที่แข็งแกร่งเกี่ยวกับความกระตือรือร้นของคุณสำหรับบทบาทและบริษัท คุณอาจเริ่มต้นด้วยความสำเร็จที่เกี่ยวข้อง ความเชื่อมโยงส่วนบุคคลกับภารกิจของบริษัท หรือเหตุผลที่คุณตื่นเต้นเกี่ยวกับโอกาสนี้
- มุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จหลักของคุณและวิธีที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณกำลังสมัครเหตุผล: การเน้นย้ำความสำเร็จที่เกี่ยวข้องของคุณแสดงถึงคุณสมบัติของคุณและสิ่งที่คุณสามารถนำมาสู่บริษัท มันแสดงว่าคุณมีประวัติความสำเร็จที่พิสูจน์ได้ในบทบาทที่คล้ายคลึงกันวิธีการ: ระบุทักษะและประสบการณ์หลักที่งานต้องการและจับคู่กับความสำเร็จของคุณ ใช้ตัวอย่างเฉพาะและกำหนดตัวเลขผลลัพธ์ของคุณหากเป็นไปได้ (เช่น “เพิ่มยอดขายขึ้น 20%”)
- ใช้ภาษาที่กระชับและมีผลกระทบเพื่อถ่ายทอดคุณสมบัติของคุณอย่างชัดเจนเหตุผล: ภาษาที่ชัดเจนและกระชับทำให้จดหมายแนะนำของคุณอ่านง่ายและเข้าใจได้ มันช่วยให้คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของคุณไม่หายไปในคำที่ไม่จำเป็นวิธีการ: หลีกเลี่ยงประโยคที่ยืดยาวและคำศัพท์เฉพาะ ใช้เสียงแอคทีฟและกริยาแรง ๆ เพื่อบรรยายถึงความสำเร็จและทักษะของคุณ รักษาประโยคของคุณให้สั้นและตรงประเด็น
- สิ้นสุดด้วยการปิดท้ายที่แข็งแกร่งที่กระตุ้นให้มีการติดต่อเพิ่มเติมและแสดงความพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์เหตุผล: การปิดท้ายที่แข็งแกร่งจะทิ้งความประทับใจในเชิงบวกและกระตุ้นให้ผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างดำเนินการขั้นตอนต่อไป ซึ่งมักจะเป็นการนัดสัมภาษณ์วิธีการ: สรุปความกระตือรือร้นของคุณสำหรับบทบาทและบริษัท แสดงความต้องการของคุณในการพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครของคุณในการสัมภาษณ์ ขอให้ผู้จัดการฝ่ายการว่าจ้างติดต่อคุณต่อไปและขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขาและการพิจารณา
- รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดเวลาเหตุผล: ความเป็นมืออาชีพในจดหมายแนะนำของคุณสะท้อนถึงจรรยาบรรณในการทำงานและความเคารพต่อกระบวนการสมัครงาน มันสร้างความน่าเชื่อถือของคุณและนำเสนอคุณในฐานะผู้สมัครที่จริงจังวิธีการ: ใช้ภาษาที่เป็นทางการและหลีกเลี่ยงสแลงหรือวลีที่เป็นกันเองมากเกินไป ตรวจสอบจดหมายแนะนำของคุณเพื่อกำจัดข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือพิมพ์ผิด ให้แน่ใจว่าน้ำเสียงโดยรวมเป็นไปด้วยความเคารพและสุภาพ
- ปรับแนวของจดหมายแนะนำของคุณให้สอดคล้องกับประวัติย่อของคุณเหตุผล: ความสอดคล้องระหว่างประวัติย่อและจดหมายแนะนำของคุณช่วยให้การสมัครของคุณสอดคล้องกันและเสริมสร้างคุณสมบัติของคุณวิธีการ: ให้แน่ใจว่าประสบการณ์และทักษะที่คุณเน้นในจดหมายแนะนำของคุณปรากฏในประวัติย่อของคุณด้วย ใช้ภาษาที่คล้ายกันและโครงสร้างเดียวกันเพื่อสร้างแพ็กเกจการสมัครที่สอดคล้องกัน
- เน้นทักษะที่อ่อนและความเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรเหตุผล: นายจ้างไม่ได้มองหาทักษะทางเทคนิคเพียงอย่างเดียว พวกเขาต้องการเห็นว่าคุณจะเข้ากับวัฒนธรรมของบริษัทได้ดีหรือไม่วิธีการ: กล่าวถึงทักษะที่อ่อนของคุณ เช่น การทำงานเป็นทีม การสื่อสาร และความสามารถในการปรับตัว และให้ตัวอย่างว่าคุณได้แสดงทักษะเหล่านี้ในบทบาทก่อนหน้าอย่างไร พูดคุยว่าทำไมคุณถึงตื่นเต้นเกี่ยวกับวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัท
- ปฏิบัติตามคำแนะนำในการสมัคร
เหตุผล: การไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำอาจทำให้การสมัครของคุณถูกมองข้าม มันแสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียดและความเคารพต่อกระบวนการสมัครงาน
วิธีการ: อ่านประกาศงานอย่างละเอียดและให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามคำแนะนำเฉพาะที่ให้ไว้ เช่น การใช้บรรทัดหัวข้อเฉพาะ การแนบเอกสารในรูปแบบที่กำหนด หรือการตอบคำถามเฉพาะในจดหมายแนะนำของคุณ
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายแนะนำที่ประสบความสำเร็จ
จดหมายแนะนำที่ดีสามารถเพิ่มโอกาสของคุณในการได้รับการนัดสัมภาษณ์ นี่คือเคล็ดลับสิบประการที่จะช่วยให้คุณเขียนจดหมายแนะนำที่ประสบความสำเร็จ:
- ปรับแต่งจดหมายแนะนำแต่ละฉบับปรับแต่งจดหมายแนะนำแต่ละฉบับให้เข้ากับงานและบริษัทที่เฉพาะเจาะจง หลีกเลี่ยงการใช้แม่แบบทั่วไปการปรับแต่งจดหมายแนะนำสำหรับแต่ละการสมัครแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณมีความสนใจในตำแหน่งจริง ๆ และได้ใช้เวลาในการเข้าใจบริษัทของพวกเขา กล่าวถึงรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับบริษัทและอธิบายว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับทีมของพวกเขา
- ทำให้กระชับตั้งเป้าหมายให้จดหมายแนะนำของคุณยาวหนึ่งหน้า ชัดเจนและตรงประเด็นนายจ้างมักจะได้รับการสมัครจำนวนมาก ดังนั้นการทำให้จดหมายแนะนำของคุณกระชับจะทำให้พวกเขาอ่านและประมวลผลข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้น มุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่สำคัญที่สุดและหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
- แสดงจุดแข็งของคุณมุ่งเน้นไปที่ทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องที่สุดของคุณที่ตรงกับคำอธิบายงานเน้นทักษะและประสบการณ์ที่ดีที่สุดของคุณที่สอดคล้องกับความต้องการของงาน ซึ่งแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณมีคุณสมบัติที่พวกเขากำลังมองหาและเพิ่มโอกาสในการพิจารณาสำหรับตำแหน่งนี้
- ใช้คำสำคัญผสมผสานคำสำคัญจากประกาศงานเพื่อเน้นความเหมาะสมของคุณการใช้คำสำคัญจากคำอธิบายงานแสดงว่าคุณเข้าใจความต้องการของงานและมีทักษะที่จำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้การสมัครของคุณผ่านระบบการติดตามผู้สมัคร (ATS) ที่หลายบริษัทใช้
- เป็นมืออาชีพใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและภาษาที่เป็นทางการตลอดจดหมายแนะนำของคุณรักษาน้ำเสียงที่เป็นทางการและใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพในจดหมายแนะนำของคุณ หลีกเลี่ยงสแลงหรือวลีที่ไม่เป็นทางการ และให้แน่ใจว่าการเขียนของคุณเป็นไปตามมาตรฐานและปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
- กำหนดปริมาณความสำเร็จเมื่อเป็นไปได้ ใช้ตัวเลขในการกำหนดปริมาณความสำเร็จของคุณ (เช่น “เพิ่มยอดขายขึ้น 20%”)การกำหนดปริมาณความสำเร็จของคุณให้นายจ้างมีภาพที่ชัดเจนของผลกระทบและความสำเร็จของคุณในบทบาทก่อนหน้า ตัวเลขมีพลังและให้หลักฐานที่ชัดเจนของความสามารถของคุณ
- เน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องเน้นประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานที่คุณกำลังสมัครหากคุณมีประสบการณ์ในบทบาทหรืออุตสาหกรรมที่คล้ายกัน ให้แน่ใจว่าคุณเน้นสิ่งนี้ในจดหมายแนะนำของคุณ ซึ่งแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณมีประวัติความสำเร็จในสาขาที่เกี่ยวข้องแล้ว
- แสดงความกระตือรือร้นแสดงความกระตือรือร้นสำหรับงานและบริษัททัศนคติที่ดีสามารถสร้างความแตกต่างได้ แสดงความตื่นเต้นของคุณเกี่ยวกับโอกาสและอธิบายว่าทำไมคุณถึงอยากเข้าร่วมทีมของพวกเขา ซึ่งสามารถช่วยให้คุณโดดเด่นจากผู้สมัครคนอื่น ๆ ที่อาจมีความกระตือรือร้นน้อยกว่า
- รวมการกระทำที่ควรทำต่อไปสิ้นสุดจดหมายแนะนำของคุณด้วยการกระทำที่ควรทำต่อไป เช่น ขอสัมภาษณ์หรือระบุว่าคุณจะติดตามผลกระตุ้นให้นายจ้างดำเนินการขั้นตอนต่อไปโดยแสดงความต้องการของคุณในการพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครของคุณ กล่าวถึงว่าคุณจะติดตามผลในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อเน้นความสนใจของคุณในตำแหน่งนี้
- ตรวจทานอย่างรอบคอบ
ตรวจสอบจดหมายแนะนำของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ก่อนที่จะส่ง
จดหมายแนะนำที่มีข้อผิดพลาดสามารถสร้างความประทับใจที่ไม่ดีได้ ใช้เวลาในการตรวจทานจดหมายของคุณอย่างรอบคอบหรื