[あなたの名前]
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日付：[日付を挿入]

受取人の名前
受取人の肩書き
会社/組織名
会社/組織の住所
市、州、郵便番号

件名： [特定のアイテム/製品] の交換のお願い

[受取人の名前] 様、

この手紙があなたのもとに届きますことをお祈りしております。私は[特定のアイテム/製品] の交換をお願いするためにお手紙を差し上げました。この商品は[購入場所や注文番号を記載] から[購入日を挿入] に購入しましたが、使用後[どのくらい使用したか、また問題の性質] において[欠陥や問題、例えば故障、破損、期待通りのパフォーマンスが得られないなど] を見つけました。

以下のステップを取って問題に対処しました：

これらの努力にもかかわらず、問題は解決しておらず、交換が必要であると考えています。[領収書、保証書、欠陥の写真など、交換プロセスを促進するための文書] を添付いたしました。

欠陥のある商品を早急に交換していただけますようお願い申し上げます。不良品を返品し、交換品を受け取るための手続きについてお知らせください。必要な書類や追加の情報があれば、喜んで提供いたします。

この度のご対応に感謝いたします。この問題が解決し、[製品やアイテム] を引き続き問題なく使用できることを楽しみにしています。

敬具
[あなたのフルネーム]
[あなたの肩書/役職 (該当する場合)]
[あなたの会社/組織名 (該当する場合)]
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